Email 很好用？！

Email 這個工具很好用沒錯，但是，在一個大組織中，什麼都用email來來去去，就會造成很大的問題，你以為大家都達成共識了，都在同一條船上了，真的是這樣嗎？


發Email的心法就是：要先考慮接收端的狀況。


這很難，因為畢竟你/妳不是接收端使用者肚子裡的蛔虫，所以我整理以下幾點，或許可以當成guide line:


1。 如果 mail list裡有超過5個人以上，請先考慮你發這封信的立場，你要跟大家說什麼。


常見的情況是：不知那裡來的End user 發出一封信：救命丫，我的資料怎麼丟出去就不見了！然後這封信連CIO和大PM都在loop 裡，我看了實在啼笑皆非。先不管發信者的什麼資料不見了/丟到那裡不見了，為什麼沒有先尋求1st line support，有沒有看看自己發這封信的立場是什麼？為什麼不先釐清發生什麼事？如果沒有辦法解，再往上 high light，這樣才對，不是嗎？


是，很浪費時間沒錯，但是這是大組織運行的方法。


2。如果己經 loop 超過了5次，請確認是否大家都有 follow 最新狀態。


這個也很難，因為我們無法確認是否大家都在同一個頻道上，常見的情況是：有人落後在 n 封信之前的內容，拿這落後的內容再去和其他不清楚狀況的人討論，然後又再拿這個討論的結果回報，這種事是隱形的可怕，原本大家都已經往前走了，但是因為如此（要是落後資訊的人又是個大嘴巴，愛講話，亂討論），我們可能需要再去澄清（要是，有人的天性就是很難接受和第一次訊息相反的資訊，這個就要花更多力氣了），為什麼，專案會進一步退兩步，想想這個問題吧。

如果可以，能夠大家站著開會（不要坐著開會，我常觀察到一個會可以開個2小時，但是大家都在做自己的事....），或是能通電話當然是最好的方法，等到確認大家的理解都一致了，沒有異議了，再利用Email告知大家結論。

Email最好就是經過深思熟慮，發了不會再改，要是改了的話就要請大家吃下午茶這種決心才能使用。

您覺得呢？